Prise en charge des périodes de professionnalisation

Constitution du dossier

L'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS une demande préalable de prise en charge dûment remplie au minimum une semaine avant la date de début de formation (5 jours ouvrés) ; plusieurs salariés peuvent figurer sur la même demande s'il s'agit d'une même formation se déroulant aux mêmes dates.

Les pièces justificatives sont à joindre impérativement à votre demande :

• l'imprimé de demande de prise en charge (à télécharger sur le site de l'OPCA TRANSPORTS)
• la convention de formation signée avec l'organisme de formation précisant le nom du ou des salariés concernés, le numéro de SIRET de l'organisme de formation et son numéro de déclaration d'activité, ou à défaut un devis de formation ou doivent figurer les mêmes informations,
• le dernier bulletin de salaire ou un certificat de travail établi par l'entreprise précisant le numéro de sécurité sociale et la date d'entrée dans l'entreprise.

Le programme de formation peut être demandé par les services de l'OPCA TRANSPORTS au cas par cas.

Dans le cas d'une formation interne (organisée par l'entreprise sans intervention d'un formateur ayant un numéro de déclaration d'activité en cours de validité), l'entreprise doit joindre obligatoirement la convention de formation interne et un protocole de formation interne (document disponible sur notre site). Par ailleurs, le service Audit de l'OPCA TRANSPORTS, conformément à la charte de contrôle (voir site), se réserve la possibilité d'audit des moyens mis en oeuvre avant ou pendant la formation.

Accord ou refus de prise en charge

Après examen du dossier, s’il est conforme à la réglementation et aux accords de branche, l'OPCA TRANSPORTS adresse à l'entreprise une lettre précisant le nombre d'heures prises en charge au titre de la formation (en organisme ou par la formation interne) et le montant des frais annexes éventuellement pris en charge.

Le financement des formations au titre des périodes ne fait pas l'objet de subrogation de paiement au profit d'un organisme de formation.

Après accord de prise en charge, il ne sera plus accepté de modification liée :

• aux dates de formation mentionnées, sauf cas exceptionnels dont les services de l'OPCA TRANSPORTS auront été informés. Si le report de dates implique un changement d'exercice, une nouvelle demande devra être formulée.
• Tout report des dates non signalé aux services de l'OPCA TRANSPORTS entraînera annulation de la prise en charge initiale, sauf informations préalables des services et sous réserve que ce report intervienne sur le même exercice civil. Dans ce cas, la prise en charge est subordonnée à un nouvel accord.

De même, la prise en charge est accordée pour un ou des salariés spécifiquement désigné(s) et toute modification de participant à la formation doit être communiquée avant le démarrage de l’action de formation à l’OPCA TRANSPORTS. La dernière fiche de paie du nouveau salarié doit être envoyée à l'OPCA TRANSPORTS. L'OPCA TRANSPORTS adresse, dans tous les cas, après examen et validation, soit une confirmation de la prise en charge initiale, soit une prise en charge rectificative.

Modalités de règlement direct aux entreprises

Dans un souci de clarté et compte tenu de la spécificité des facturations qui lui sont adressées, l'OPCA TRANSPORTS règle directement les entreprises et ne procède à aucun règlement en direction des sociétés d'affacturage ou des organismes bancaires à qui ont été cédées des créances. A l'issue de la formation, l'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS, et au plus tard dans les trois mois qui suivent la fin de la formation, une facture.

Facturation des coûts pédagogiques

L'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS une facture au titre des heures de formation effectivement réalisées.

Les pièces suivantes doivent être adressées à l’OPCA TRANSPORTS :

• une facture sur papier à en-tête par période de formation en précisant le numéro de dossier figurant sur le courrier de prise en charge,
• une copie de la facture de l'organisme de formation à l'entreprise,
• l'attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire,
• un relevé d'identité bancaire Tout engagement n'ayant pas fait l'objet d'une facturation au plus tard dans le trimestre suivant la fin de la formation sera annulé et aucun règlement ne pourra plus intervenir.

Entreprises de moins de 10 salariés et Entreprises de 10 à 49 salariés ADHERENTS PLAN - Facturation des rémunérations et frais annexes

Conformément aux conditions accordées aux entreprises concernées, un forfait de 50 € HT par jour de formation sera porté sur la facture des coûts pédagogiques. Lorsqu'un jour de formation a une durée inférieure à 7 heures, aucun prorata des 50 €ne sera accordé.

Durée des formations faisant l'objet d'un règlement

Si le nombre d'heures effectuées est inférieur au minimum d'heures exigées par la période de professionnalisation, la prise en charge sera annulée et l'entreprise devra en assurer le financement sur son plan de formation.

Période de professionnalisation incluant un DIF

Dans ce cas, la prise en charge est établie sur la base du taux horaire appliquée aux périodes de professionnalisation pour la totalité de la durée de formation. La durée correspondant aux heures de DIF utilisées est, par contre, déductible des droits acquis par le salarié.

Non réalisation des périodes de professionnalisation

Dès qu'elle en a connaissance, l'entreprise informe par écrit les services de l'OPCA TRANSPORTS de l'annulation d'une action de formation prise en charge.