Secteur Transports routiers de marchandises

Pro-A - Promotion par l’Alternance - Modalités contractuelles - Version janvier 2019

 

Prise en charge de la PRO A

Constitution du dossier

L'entreprise adresse une demande préalable de prise en charge dûment remplie qui doit parvenir à l’OPCA Transports & Services une semaine avant la date de début de formation (5 jours ouvrés).

Les pièces justificatives sont à joindre impérativement à votre demande :

  • l'imprimé de demande de prise en charge (à télécharger sur le site de l’OPCA Transports & Services,
  • la convention de formation signée avec l'organisme de formation précisant le nom du salarié concerné, le numéro de SIRET de l'organisme de formation et son numéro de déclaration d'activité, ou à défaut un devis de formation ou doivent figurer les mêmes informations,
  • l’avenant au contrat de travail précisant la durée et l’objet de l’action de formation envisagée.
  • le calendrier de la formation.

Dans le cas d'une formation interne (organisée par l'entreprise sans intervention d'un formateur ayant un numéro de déclaration d'activité en cours de validité), la convention de formation interne et un protocole de formation interne devront être joints. Par ailleurs, le service Audit de l’OPCA Transports & Services, conformément à la charte de contrôle (voir site), se réserve la possibilité d'auditer les moyens mis en œuvre avant ou pendant la formation.

Accord ou refus de prise en charge

Après examen du dossier, s’il est conforme à la réglementation et aux accords de branche, l’OPCA Transports & Services adresse à l'entreprise un courrier précisant le nombre d'heures prises en charge au titre de la formation (en organisme ou par la formation interne) et le montant des frais annexes éventuellement pris en charge (sur les versements volontaires uniquement).
Après accord de prise en charge, toute modification devra faire l’objet d’une notification auprès de l’OPCA Transports & Services (en cas de changement de dates ou de durée, un avenant à la convention de formation et au contrat de travail devront être joints).
L’OPCA Transports & Services adresse, après examen, soit une confirmation de la prise en charge initiale, soit une prise en charge rectificative soit un refus de prise en charge si les modifications apportées ne sont pas conformes aux modalités de prise en charge.

Modalités de règlement aux entreprises et aux organismes de formation (en cas de subrogation de paiement)

Dans un souci de clarté et compte tenu de la spécificité des facturations qui lui sont adressées, l’OPCA Transports & Services règle directement les entreprises et ne procède à aucun règlement en direction des sociétés d'affacturage ou des organismes bancaires à qui ont été cédées des créances. A l'issue de la formation, l'entreprise adresse à l’OPCA Transports & Services, et au plus tard dans les trois mois qui suivent la fin de la formation, une facture.

L’OPCA transports & Services prend en charge uniquement les heures réalisées et attestées par stagiaires (heures/stagiaires). Le forfait groupe ou forfait stagiaires pouvant être contractualisé entre l’entreprise et l’organisme de formation ne pourra être pris en compte par l’OPCA transports & services pour le paiement des factures.

Facturation des coûts pédagogiques par l'entreprise

L'entreprise adresse à l’OPCA Transports & Services une facture au titre des heures de formation effectivement réalisées, avec les pièces justificatives suivantes :

  • facture sur papier à en-tête par période de formation en précisant le numéro de dossier figurant sur le courrier de prise en charge,
  • attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire,
  • Copie de la facture de l’organisme de formation

Si le nombre d'heures effectuées est inférieur au minimum d'heures exigées par la PRO A, la prise en charge sera annulée et l'entreprise devra en assurer le financement.

Tout engagement n'ayant pas fait l'objet d'une facturation au plus tard dans les trois mois suivant la fin de la formation sera annulé et aucun règlement ne pourra plus intervenir.

Facturation des coûts pédagogiques par l'organisme de formation

Les coûts pédagogiques des heures réellement réalisées sont réglés directement à l'organisme de formation sous réserve de respecter les conditions suivantes :

  • l'organisme de formation ne pratique ni affacturage ni cession de créance à un quelconque tiers.
  • l'organisme de formation respecte l'ensemble des modalités contractuelles et fournit l'ensemble des pièces justificatives simultanément à l'envoi de ses factures (voir liste ci-après).

Dans le cas où l'une de ces conditions ne serait pas respectée par l'organisme de formation, la subrogation de paiement est purement et simplement annulée pour toutes les formations réalisées par l'organisme déjà prises en charge ou à venir.
Les facturations doivent parvenir à l’OPCA Transports & Services à l’issue de la formation et au plus tard 3 mois après la fin de la formation.

Les pièces suivantes doivent être adressées à l’OPCA Transports & Services :

  • une facture sur papier en tête précisant le numéro de référence (figurant dans le courrier de prise en charge) et le nom du salarié en formation, le montant facturé auquel s'ajoute la TVA (sauf entreprise non assujettie).
  • l'attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire (l’OPCA Transports & Services se réserve la possibilité de demander les feuilles d'émargement afférentes à la période concernée).

Non réalisation de la Pro-A

Dès qu'elle en a connaissance, l'entreprise informe par écrit les services de l’OPCA Transports & Services de l'annulation d'une action de formation prise en charge, en indiquant la référence du dossier.